Как учитывать топливные карты в бухгалтерском учете и оприходовать бензин по ним? Учет ГСМ в «1С Учет топливных карт в 1с 8.2

В том числе и по топливным картам. Некорректно будет применять в данной ситуации «Операцию, введенную вручную». Вся загвоздка заключается в том, что в таком случае вы отразите одни лишь бухгалтерские проводки, упустив остальные, возможно нужные регистры.

Рассмотрим пошаговую инструкцию по учету и списанию топлива.

Поступление ГСМ

Перейдите в раздел «Банк и касса» и выберите пункт «Авансовые отчеты».

Создайте новый документ и укажите в шапке подотчетное лицо. В таблице товаров укажите ранее сознанную номенклатурную позицию. В нашем случае это «Бензин АИ-92». Очень важно правильно указать счет учета – 10.03 «Топливо».

При заполнении данного документа у вас не должно возникнуть никаких сложностей. После того, как вы указали все необходимые данные, проведите его.

В нашем примере мы использовали в качестве организации индивидуального предпринимателя на упрощенной системе налогообложения (доходы минус расходы). В связи с этим документ сформировал движения не только по бухгалтерскому и налоговому учету, но и по регистрам накопления «Прочие расчеты» и «Расходы при УСН».

Если бы вы отражали поступление ГСМ «Операцией, введенной вручную», то движения были бы только по одному регистру – бухгалтерскому. Делать это некорректно в связи с тем что, можно что-то не учесть в зависимости от выбранной системы налогообложения.

Списание бензина

Правильнее всего отразить в 1С 8.3 документом «Требование-накладная». Причина та же, что и в предыдущем примере. Кроме того, намного удобнее работать с документами, чем непосредственно с записями в регистре.

В предыдущем примере мы отразили поступление 30 литров бензина АИ-92, которые теперь числятся за Абрамовым Геннадием Сергеевичем. Предположим, что нам необходимо списать 20 литров в связи с поездкой.

Учет списания ГСМ в 1С Бухгалтерия будет произведен требованием-накладной. Заполнение шапки данного документа практически ничем не отличается от предыдущего.

Далее, на вкладке «Материалы» укажем наш бензин АИ-92 в количестве 20 литров. Удобнее заполнять данную табличную часть при помощи кнопки «Подбор» в связи с тем, что таким образом вы сразу моете увидеть остатки той или иной номенклатурной позиции.

Так же при заполнении табличной части важно правильно указать (10.03, как в авансовом отчете).

Мы наполнили все данные и можем провести документ. На изображении ниже вы можете увидеть, что сформировались две проводки по списанию ГСМ на счет затрат.

Так как наша организация применяет упрощенную систему налогообложения доходы минус расходы, на вкладке «Расходы по УСН» будут сразу два движения. Первой строкой будет отражен расход денежных средств по приобретению ГСМ авансовым отчетом. Второй строкой – приход, отражающий списание ГСМ.

Отражайте учет ГСМ в 1С 8.3 правильно, тогда при закрытии месяца все подобные расходы будут учтены.

Смотрите также видео инструкцию по списанию материалов:

Суть операций сводится к следующему: организация приобретает топливную карту, по ней расплачивается за топливо на АЗС в течение месяца единовременными платежами. Информация о количестве приобретенного топлива отражается на карте. Расходы на топливо включаются в состав расходов организации.

Для удобства используем числовой пример.

Пример. Организация перечислила поставщику предоплату за 1000 л бензина по цене 11,8 руб. за 1 л (в том числе НДС 1,8 руб.), отпускаемого по топливной карте. Отдельно была оплачена поставщику стоимость топливной карты в сумме 118 руб., в том числе НДС 18 руб. По данной карте было выбрано 990 л бензина, из которых на конец месяца 20 л осталось неизрасходованными в бензобаке автомобиля.

Вариант 1

Д К 51 Сумма, руб. 11 800 (1000 х 11,8)

Д К 51 Сумма, руб. 118

Д 50-3 К 60-1 Сумма, руб. 100 (118 - 18)

Д 19 К 60-1 Сумма, руб. 18

Д 68 К 19 Сумма, руб. 18

• Наличие счета-фактуры

Д 71 К 50-3 Сумма, руб. 100

Д 10-3 К 71 Сумма, руб. 9900 (990 х (11,8 - 1,8))

Д 19 К 71 Сумма, руб. 1782 (990 х 1,8)

Д 60-1 Субсч. «Расчеты с поставщиками» К 60-2 Субсч. «Авансы выданные» 11 682

Д 50-3 К 71 Сумма, руб. 100

Д 20 (23, 26, 29, 44) К 10-3 Сумма, руб.

В соответствии с нормы расходов топлива устанавливаются на основе фактического пробега (на основании путевого лица) помноженного на норму расхода топлива для соответствующей марки машины (л/100 км), скорректированную на коэффициенты учитывающие факторы, изложенные в Р3112194-0366-03. Во соответствии с письмом

По окончании месяца, на основании документов, выставленных поставщиком производятся следующие записи:

Отражен отпуск бензина поставщиком держателю топливной карты по накладной поставщика.

Д 71 К 60-1 Субсч. «Расчеты с поставщиками» Сумма, руб. 11 682 (990 х 11,8)

Д 68 К 19 Сумма, руб. 1 782

Вариант 2

Перечислены поставщику денежные средства в порядке предоплаты приобретаемого бензина

Д 60-2 Субсч. «Авансы выданные» К 51 Сумма, руб. 11 800 (1000 х 11,8)

Перечислены поставщику денежные средства в оплату приобретаемой топливной карты

Д 60-1 Субсч. «Расчеты с поставщиками» К 51 Сумма, руб. 118

Принята к учету полученная от поставщика топливная карта.

Д 50-3 К 60-1 Сумма, руб. 100 (118 - 18)

Отражена сумма НДС, предъявленная организации поставщиком

Д 19 К 60-1 Сумма, руб. 18

Принята к вычету сумма НДС, оплаченная организацией при приобретении карты

Д 68 К 19 Сумма, руб. 18

Примечание: для принятия НДС к вычету в соответствии со статьей 172 НК РФ должны выполнятся следующие условия

• Товары (работы, услуги) приобретались для производства товаров (работ, услуг) реализация которых признается объектом налогообложения НДС
• Наличие счета-фактуры
• Оприходование приобретенных товаров (работ, услуг)
• Фактическая оплата приобретенных товаров (работ, услуг)

Д 71 К 50-3 Сумма, руб. 100

Оприходован бензин, заправленный в бак автомобиля по топливной карте на основании отчета и иных документов, выданных электронным терминалом

Д 10-3 К Сумма, руб. 9900 (990 х (11,8 - 1,8))

Отражена сумма НДС по оприходованному бензину

Д 19 К 60-1 Сумма, руб. 1782 (990 х 1,8)

Зачтен ранее выданный аванс (предоплата)

Д 60-1 «Расчеты с поставщиками» К 60-2 . «Авансы выданные» Сумма, руб. 11682

Возвращена водителем топливная карта в кассу организации

Д 50-3 К 71 Сумма, руб. 100

Списана стоимость израсходованного организацией бензина на основании путевого листа автомобиля.

Д 20 (23, 26, 29, 44) К 10-3 Сумма, руб. 9 700 ((990 - 20) х (11,8-1,8))

Фактически израсходованное количество бензина определяется исходя из пробега автомобиля и нормы расхода бензина на 100 км. Норма расхода бензина утверждается приказом руководителя исходя из контрольного замера расхода топлива.

В соответствии с Руководящим документом Р3112194-0366-03 "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте" (утв. Минтрансом РФ 29 апреля 2003 г.) Р3112194-0366-03. Во соответствии с письмом УМНС по г. Москве от 30 апреля 2004 г. № 26-12/31459 оправдательным документом для списания расходов на ГСМ служит путевой лист.

Примечание: в соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 НК организация вправе отнести на расходы для целей налогообложения расходы на бензин, это можно сделать, даже если транспортное средство взято организацией в аренду (Письмо Управления МНС по г. Москве от 23 января 2003 г. N 26-12/4740).

По окончании месяца, на основании документов, выставленных поставщиком, производятся следующие записи:

Принят к вычету НДС по оплаченному и оприходованному бензину на основании полученного счета-фактуры.

Д 68 К 19 Сумма, руб. 1 782

Вариант 3 (наименее трудоемкий).

Перечислены поставщику денежные средства в порядке предоплаты приобретаемого бензина

Д 60-2 Субсч. «Авансы выданные» К 51 Сумма, руб. 11 800 (1000 х 11,8)

Перечислены поставщику денежные средства в оплату приобретаемой топливной карты

Д 60-1 Субсч. «Расчеты с поставщиками» К 51 Сумма, руб. 118

Принята к учету полученная от поставщика топливная карта (118 - 18).

Д 50-3 К 60-1 Сумма, руб. 100

Отражена сумма НДС, предъявленная организации поставщиком

Д 19 К 60-1 Сумма, руб. 18

Принята к вычету сумма НДС, оплаченная организацией при приобретении карты

Д 68 К 19 Сумма, руб. 18

Примечание: для принятия НДС к вычету в соответствии со статьей 172 НК РФ должны выполнятся следующие условия

• Товары (работы, услуги) приобретались для производства товаров (работ, услуг) реализация которых признается объектом налогообложения НДС
• Наличие счета-фактуры
• Оприходование приобретенных товаров (работ, услуг)
• Фактическая оплата приобретенных товаров (работ, услуг)

Д 71 К 50-3 Сумма, руб. 100

По окончании месяца, на основании документов, выставленных поставщиком

Оприходован бензин, заправленный в бак автомобиля по топливной карте на основании накладной поставщика

Д 10-3 К 60-1 «Расчеты с поставщиками» Сумма, руб. 9900 (990 х (11,8 - 1,8))

Отражена сумма НДС по оприходованному бензину

Д 19 К 60-1 Сумма, руб. 1782 (990 х 1,8)

Зачтен ранее выданный аванс (предоплата)

Д 60-1 «Расчеты с поставщиками» К 60-2 . «Авансы выданные» Сумма, руб. 11682

Принят к вычету НДС по оплаченному и оприходованному бензину на основании полученного счета-фактуры.

Д 68 К 19 Сумма, руб. 1 782

Списана стоимость израсходованного организацией бензина на основании путевого листа автомобиля.

Д 20 (23, 26, 29, 44) К 10-3 Сумма, руб. 9 700 ((990 - 20) х (11,8-1,8))

Фактически израсходованное количество бензина определяется исходя из пробега автомобиля и нормы расхода бензина на 100 км. Норма расхода бензина утверждается приказом руководителя исходя из контрольного замера расхода топлива.

В соответствии с Руководящим документом Р3112194-0366-03 "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте" (утв. Минтрансом РФ 29 апреля 2003 г.) нормы расходов топлива устанавливаются на основе фактического пробега (на основании путевого лица) помноженного на норму расхода топлива для соответвующей марки машины (л/100 км), скорректированную на коэффициенты учитывающие факторы, изложенные в Р3112194-0366-03. Во соответствии с письмом УМНС по г. Москве от 30 апреля 2004 г. № 26-12/31459 оправдательным документом для списания расходов на ГСМ служит путевой лист.

Примечание: в соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 НК организация вправе отнести на расходы для целей налогообложения расходы на бензин, это можно сделать, даже если транспортное средство взято организацией в аренду (Письмо Управления МНС по г. Москве от 23 января 2003 г. N 26-12/4740).

Генеральный директор аудиторской компании «АС-АУДИТ»
Сергей Долгалев

Сегодня почти у каждого учреждения на балансе имеются транспортные средства. Основной статьей расходов по их содержанию являются затраты на приобретение горюче-смазочных материалов. На практике все более широкое применение получает безналичная форма расчетов за ГСМ с помощью пластиковых карт. Как правильно отразить в учете операции по приобретению и расходованию ГСМ, поступивших с использованием таких карт, рассмотрим в статье.

Порядок расчетов с поставщиками ГСМ по топливным картам устанавливается в договоре. В нем стороны определяют лимит топлива, который может быть отпущен ежедневно (за месяц), размер предоплаты за бензин и обслуживание карты, а также иные условия (например, предоставление скидки, порядок сверки расчетов). В договоре также необходимо указать марки автомобилей, их государственные регистрационные номера, установить лимит заправки для каждого автомобиля.

В договоре кроме стоимости топлива предусматривается условие об изготовлении пластиковой карточки. Расход денежных средств по изготовлению пластиковых карточек в соответствии Указаниями о порядке применения бюджетной классификации, утвержденными приказом Минфина России от 21 декабря 2012 г. № 171н, отражается по подстатье 226 «Прочие работы, услуги».

Непосредственный учет самих топливных карт рекомендуется вести на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности».

Обоснованность применения подобного подхода подтверждается специалистами финансового ведомства в Письме Минфина России от 03.06.2008 № 02-14-10а/1611.

Если топливные карты предоставляются поставщиками ГСМ в рамках исполнения их обязательств без взимания какой-либо дополнительной платы, они могут отражаться в учете в условной оценке: один бланк, один рубль (п. 337 Инструкции № 157н). Также учет карт должен быть организован в разрезе ответственных за их хранение и выдачу лиц, мест хранения.Если договор предусматривает необходимость дополнительной оплаты стоимости изготовления топливных карт, то топливные карты могут учитываться по стоимости их изготовления.

Расчеты за приобретаемое топливо производятся путем перечисления учреждением-покупателем на счет поставщика 100-процентной предоплаты заказываемого количества топлива в соответствии с прайс-листом поставщика по ценам, установленным на дату выставления счета.

Ежемесячно поставщик топлива представляет организации-покупателю счет-фактуру, акт приема-передачи на проданное горючее, а также отчет (или реестр) операций по картам. В последнем документе указывается, когда и сколько топлива приобретено (данные с заправок).

Списание топлива на расходы производится на основании путевого листа и ежемесячного отчета продавца топлива о получении бензина на АЗС.В бухгалтерии по окончании месяца сверяются данные отчета поставщика с данными авансовых отчетов водителей автотранспорта и приложенных к ним чеков заправочной станции, подтверждающие количество, вид топлива, стоимость полученных по конкретной топливной карте ГСМ, а также дату и время заправки.

Как правильно отразить операции по приобретению и расходованию ГСМ, поступивших с использованием топливных карт в ПП «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», рассмотрим на конкретном примере.

Бюджетное муниципальное учреждение осуществляет заправку ГСМ с использованием пластиковой карты на сумму 10 000 руб. Топливная организация изготавливает одну пластиковую карту на сумму 500 руб. (в том числе НДС 76,27 руб.), которая передается в собственность учреждения в августе 2013 г. Для заправки автомобиля топливная карта выдана 01.09.2013 года водителю автомобиля Маслову В.А. В конце месяца водитель предоставил авансовые отчеты, подтверждающие заправку по пластиковой карте, на сумму 10 000 руб. Все расходы оплачиваются с лицевого счета бюджетного учреждения открытого в органах Федерального казначейства, за счет субсидий, выделенных на выполнение государственного задания. Деятельность учреждения не подлежит обложению НДС в соответствии со ст. 149 НК РФ.

Путевой лист – документ, на основании которого учитываются затраты на ГСМ (горюче-смазочные материалы). Печатная форма (форма по ОКУД № 0345001) не является обязательной для всех организаций, кроме транспортных компаний. В типовых конфигурациях 1С 8.3 нет печатной формы путевого листа (можно добавить как внешнюю), но реализовано несколько способов :

• По авансовым отчетам
• По талонам
• По топливным картам

Рассмотрим пошаговую инструкцию и некоторые особенности каждого из них.

Схема учета выглядит следующим образом:

• Выдача наличных денег подотчетнику
• Оформление авансового отчета
• Возврат наличных в кассу
• Списание затрат на ГСМ по топливным картам

На рис.1 изображен авансовый отчет, в котором отражены сразу несколько операций: отчет о выданном авансе, оприходование бензина на склад, данные о счете-фактуре (если такой имеется).

На рис.2 можно видеть проводки документа. Чтобы счета учета по номенклатуре «Бензин АИ-92» заполнились автоматически, необходимо в регистре сведений « » добавить строчку для группы «ГСМ» (см. рис.3)

Печатную форму путевого листа можно подключить как внешний отчет или обработку в справочник «Дополнительные отчеты и обработки» (см. рис.4). Сам отчет придется заказывать у специалистов либо приобретать на Инфостарте .

Возврат денег по авансовому отчету (в нашем примере это 8 руб.) оформляется документом « », который заполняется автоматически в режиме «Ввести на основании» из документа « ».

Списание ГСМ по топливным картам

В отличие от талонов, топливные карты учитываются не как , а как бланки строгой отчетности на забалансовом счете 006.

В общем виде схема учета состоит из следующих пунктов:

• Оприходование топливной карты
• Оприходование бензина, поступившего по топливной карте
• Списание затрат.

Оприходование стоимости топливной карты можно оформить как поступление услуги – см. рис.11 и рис.12. А саму карту учесть на счете 006 ручной операцией (рис.13)

Поступление топлива оформляется документом « » (см. рис.14, рис.15).

При наличии большого количества транспортных средств, источников финансирования, разнообразных видов деятельности, а также агрегатов, расходующих горюче-смазочные материалы, перед учреждением стоит острая необходимость в автоматизации выписки путевых листов и корректного списания горюче смазочных материалов.

Какая реализация в 1С

В программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред. 2.0, для учета путевых листов на различные транспортные средства, рабочих листов для агрегатов, потребляющих ГСМ в соответствии с нормативами, разработана подсистема «Учет ГСМ ».

Пошаговая инструкция

Для того чтобы начать использовать возможности учета ГСМ в программе, необходимо перейти на пункт меню «Администрирование » – «Настройка параметров учета » – «Специализированные подсистемы ». В данной вкладке необходимо проставить отметку в пункте «Учет горюче-смазочных материалов » для отражения документов данного направления.

• «Нормы для расчета расхода ГСМ для агрегатов » и «Нормы для расчета расхода ГСМ для транспортных средств »;
• «Поправочные коэффициенты в процентах » и «Поправочные значения для расчета норм расхода ГСМ »;
• «Маршруты движения транспортных средств ».

Также заполняется регистр сведений «Настройки округления результата расчета нормативного расхода ГСМ », предназначенный для указания округления расхода дробной части и округления числа 1,5.

В пункте меню «Администрирования » по мере необходимости заполняются справочники по виду используемого ГСМ, лицензионных карточек, маршрутов автобусов и топливных карточек водителя.

Перед созданием путевого листа необходимо также заполнить данные о норме расхода транспортного средства в карточке основных средств. Для этого в карточке по кнопке перейти есть регистр сведений «Настройки норм расхода ГСМ для транспортных средств и агрегатов ».

Читайте также Как принять к учету полностью амортизированное ОС в 1С

Журнал путевых листов и таксировки путевых листов расположен в пункте меню «Материальные запасы ». В программе предусмотрено заполнение путевых листов разных видов в зависимости от транспортного средства. Рассмотрим оформление путевого листа легкового автомобиля (форма №3).

На вкладке «Общие сведения » заполняется информация о транспортном средстве, водителе, подразделении, сотруднике и организации, в распоряжении которого находится водитель. Лицензионная карточка заполняется в случае, если работа транспортного средства по путевому листу является лицензируемой деятельностью.

На вкладке «Выезд » предоставляются данные о времени выезда транспортного средства и показателях спидометра на начало дня. В нижней части путевого листа указываются ответственные за выезд.

Далее заполняется вкладка «Маршруты » с указанием маршрутов движения транспортного средства. После заполнения приведенных данных путевой лист сохраняется и выводится на печатную форму для предоставления водителю. Оставшиеся вкладки заполняются в программе после возвращения транспортного средства.

На вкладке «Маршруты » будет прописана дополнительная информация о времени выезда и возвращении транспорта, а также пройденном километраже. Во вкладке «Возвращение » указываются дата и время возвращения водителя, показания спидометра транспортного средства, а также ответственные за возращение. Информация о поступлении, расходе и остатках ГСМ заполняется на вкладке «Горючее » и по итогам дня результат работы водителя за смену в часах и пройденных километрах будет заполнено во вкладке «Результаты ». При необходимости можно также заполнить вкладку «Прочее ».