Дом

Как заполнить трудовую книжку образец. Как заполнять трудовую книжку: основные правила и распространенные ошибки

Сегодня оформление трудовых книжек регламентируется Трудовым кодексом РФ, Постановлением Правительства РФ №225 «О трудовых книжках» и Постановлением Правительства РФ №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек». Но эти нормативные акты содержат довольно много противоречий, поэтому при возникновении спорных ситуаций нужно применять документ, имеющий наибольшую юридическую силу – Трудовой кодекс. Итак, в помощь кадровикам небольшая инструкция по заполнению трудовых книжек.

Общие правила заполнения трудовой книжки

Начнем с того, что документ ведется на каждого работника организации, который проработал более пяти дней и для которого эта работа является основной. К таким сотрудникам относятся также сезонные и временные работники, а также внештатные, если они подлежат социальному страхованию. Трудовые книжки совместителей ведутся по их основному месту работы, а при утрате по вине работодателя выдается дубликат.

Все записи должны делаться полностью (без сокращений), иметь свой порядковый номер в разделе, а все даты должны быть записаны только арабскими цифрами. При этом число пишется двумя цифрами (например, 03, 24 или 15), месяц – двумя цифрами (например, 01, 10 или 11), а год – четырьмя цифрами (например, 2014).

При приеме сотрудника на работу проверяется подлинность его трудовой книжки по сравнительным характеристикам и соответствие данных на первой странице паспортным (они должны полностью совпадать). Кроме того, на титульном листе должна быть печать первой организации, в которой работал сотрудник. Без печати книжка считается недействительной. Если выявляются нарушения или отсутствие трудовой книжки, работодатель заводит новую. А если последняя запись о работе нового сотрудника не закрыта (то есть отсутствует запись об увольнении с прежнего места работы), то запись о приеме делать нельзя, так как юридического подтверждения увольнения с прежнего места работы нет.

В трудовую не вносятся записи о наложенных на сотрудника взысканиях, за исключением увольнения. А вот записи об установлении непрерывного стажа или невключении в непрерывный стаж определенных временных промежутков вносятся в установленном порядке.

Разделы трудовой книжки

Предусмотрено всего три раздела:

сведения о работнике;
сведения о работе;
сведения о награждениях.

Первый раздел находится на титульном листе и содержит сведения о работнике: фамилию, имя, отчество, дату рождения, сведения об образовании и профессии (специальности). Все эти данные указываются полностью, без сокращений, инициалов, на основании паспорта и документов об образовании. После заполнения титульного листа сотрудник проверяет правильность и ставит свою подпись. Титульный лист также подписывает работник отдела кадров, который отвечает за ведение трудовых книжек. Внизу листа ставится гербовая печать организации. Второй раздел заполняется сведениями о работе, где производятся записи о приеме, переводе и увольнении с указанием сроков, должностей и наименований организаций. Каждая запись подтверждается номером приказа и штампом или печатью организации. В разделе о награждениях фиксируются все награждения и поощрения сотрудника с указанием даты, достижений и награды, а также документа на основании которого произведена запись.

Если какой-то из разделов заканчивается, сотрудник отдела кадров оформляет специальный вкладыш в трудовую книжку.

Пошаговая инструкция заполнения

При приеме сотрудника на работу, представитель отдела кадров должен проверить наличие у него трудовой книжки и правильность ее заполнения. Если же такого документа нет, то его необходимо завести. Как правильно заполнить трудовую книжку подскажет Инструкция, утвержденная Постановлением Правительства РФ №69, а если вкратце, то нужно действовать следующим образом:

Шаг 1. Проверка или заполнение титульного листа

На титульной странице должна быть следующая информация:

фамилия, имя и отчество в соответствии с паспортными данными;
дата рождения, записанная полностью арабскими цифрами;
образование, например, «среднее профессиональное» или «высшее профессиональное»;
специальность (указывается в именительном падеже, например, «бухгалтер»);
дата заполнения (она должна быть не позднее пяти дней с момента оформления на первое место работы);
подпись владельца;
подпись и расшифровка подписи сотрудника отдела кадров;
печать организации.

Шаг 2. Занесение записи

После проверки или заполнения титульного листа, можно приступать к занесению информации о приеме на работу. Это делается в течение первых пяти рабочих дней сотрудника. Сначала (до самого текста) необходимо либо поставить штамп организации, в котором указаны все ее данные, либо написать их от руки. Потом можно переходить к заполнению граф:

графа №1 – порядковый номер – ставится под штампом предприятия или его наименованием и напротив записи о приеме (увольнении, переводе);
графа №2 – дата – она заполняется арабскими цифрами и полностью соответствует дате приема на работу (перевода, увольнения), независимо от того, в какой день заполняется трудовая книжка; при этом днем приема считается дата указанная в трудовом договоре, а датой увольнения – последний рабочий день;
графа №3 – сведения о приеме (переводе, увольнении) на работу, переименовании предприятия, отдела без сокращений, например, «уволен в связи с окончанием срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса российской Федерации» и подпись владельца книжки;
графа №4 – основание, согласно которому сделана запись – приказ, протокол, решение общего собрания, его номер и дата, например, «Приказ от 12.06.2010 г. №148-ок».

Шаг 3. Награждения

В раздел «Сведения о награждениях» вносятся только записи о почетных званиях, государственных наградах, награждении почетными грамотами, нагрудными значками или дипломами, которые предусмотрены законодательством Российской Федерации, уставом организации или коллективным договором. При этом запись производится, как и при заполнении раздела «Сведения о работе». То есть:

в графе №1 – порядковый номер записи
в графе №2 – дата
в графе №3 — тип награды, кем и за какие заслуги награжден работник
в графе №4 – основание (указ, приказ, постановление).

Стоит отметить, что денежные премии и ценные подарки в раздел о награждениях не вносятся.

Заполнение вкладыша

Если заполнены все страницы одного из разделов, то в книжку вшивается вкладыш, который ведется и заполняется по тем же правилам. Вкладыш, как и трудовая книжка, является бланком строгого учета и при выдаче его сотруднику в книжке ставится штамп «Вкладыш выдан» с указанием его номера (запись от руки делать нельзя, а штамп обычно ставят на титульном листе, но можно это делать и на развороте обложки).

Сам вкладыш без трудовой книжки считается недействительным, а вшивать его принято между последней страницей и обложкой (хотя по поводу места вшивания точных указаний в нормативных актах нет). Нумерация страниц во вкладыше продолжает нумерацию страниц. А на титульный лист вкладыша обязательно ставится печать организации.

Записи о совместительстве

Трудовая книжка по закону заполняется в той организации, где человек работает в качестве основного сотрудника. Записи о работе по совместительству делать не обязательно. Но по желанию работника их можно внести. Как заполнять трудовую книжку в этом случае? Делать это должен сотрудник отдела кадров того предприятия, где работник является основным, а записи производятся на основании документов, которые работник предоставляет с места работы по совместительству. Если сотрудник работает по совместительству на том же предприятии, то запись делается на основании внутренних документов. Порядок внесения записи следующий:

графа №1 – указывается порядковый номер записи;
графа №2 – указывается дата приема на работу по совместительству;
графа №3 – делается запись о приеме на работу по совместительству с указанием наименования структурного подразделения организации, наименования должности, профессии с указанием квалификации;
графа №4 – указывается документ с номером и датой, на основании которого внесена запись.

Если работник увольняется с работы по совместительству, то запись об увольнении производится в том же порядке, на основании документа с места работы по совместительству.

Исправления записей на титульном листе

Иногда возникает необходимость внести исправления в информацию на титульном листе. Например, если после замужества женщина изменила фамилию или наоборот, после развода вернула себе девичью. Что говорит по этому поводу Инструкция по ведению трудовых книжек? Ответ прост: прежние данные аккуратно зачеркиваются одной чертой и записываются новые, при этом все изменения нужно делать на основании документов (паспорта, свидетельства о браке, свидетельство о расторжении брака, свидетельство о рождении, об изменении фамилии, имени, отчества, даты рождения). Ссылка на соответствующий документ, который сотрудник предоставляет в отдел кадров, делается на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяется печатью организации и подписью руководителя или ответственного лица.

Но бывают случаи, когда личные данные сотрудника на титульной станице указаны с ошибкой (вместо «Наталия» написано «Наталья» или сделана ошибка в дате рождения или фамилии) и это выясняется только тогда, когда работник устраивается на новую работу и сотрудник отдела кадров, проверяя документы, находит несоответствие. В этом случае по Инструкции нужно обратиться к прежнему работодателю, который должен обеспечить исправление ошибок или выявленных неточностей.

Частые ошибки при заполнении трудовой книжки

При проверке часто выявляются ошибки, которые допускают работники отдела кадров при их заполнении. Среди самых популярных:

неправильно указанные фамилия, имени или отчества;
неправильно записанная дата рождения (при заполнении титульного листа до 11.11.2003 года месяц рождения указывался прописью, а после 11.11 2003 года – арабскими цифрами);
отсутствие информации об образовании (графа остается пустой, а информация о наличие образования подчеркивается внизу одной чертой); если человек сначала имел одно образование, а потом получил другое, информация о нем записывается рядом с первым (при этом ссылка на документ на развороте может не делаться);
сведения об образовании указаны не полностью;
не указывается профессия, специальность;
не указывается дата заполнения;
отсутствует подпись владельца;
отсутствует печать организации на титульном листе;
сведения о приеме на работу внесены через шесть и более рабочих дней;
нарушение порядка указания основания для внесения записи (в графе №4 сначала нужно писать наименование документа полностью, потом его дату, а потом уже номер документа);
проставление после записи об увольнении печати отдела кадров предприятия (согласно действующим правилам, после записи должна быть гербовая печать организации);
отсутствие после последней записи подписи работника, подтверждающей, что он ознакомлен и согласен со всеми записям;
внесение информации о работе в раздел о награждениях.

Исправления записей

Согласно Инструкции зачеркивание неточных записей в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» не допускается. Как же сделать исправление записи в трудовой книжке? Неправильную запись следует признать недействительной и внести правильную.

Если нарушена нумерация записей, то исправить ее можно только признав всю запись под соответствующим номером недействительной, а потом поставить номер, под которым запись должна быть изначально, а в графу №3 написать: «Запись за номером (указать номер) недействительна». После этого нужно вновь повторить запись уже под другим номером.

Уничтожение испорченных бланков

Устаревшие, а также испорченные бланки трудовых книжек или вкладышей подлежат уничтожению. Делать это нужно по правилам работы с бланками строгого учета, создав специальную комиссию, которая подтвердит процедуру уничтожения, составив соответствующий акт. В акте указывается причина уничтожения бланков, а также их серийные номера. Под актом расписываются все члены комиссии, а утверждает акт руководитель организации.

Особые случаи

Часто работники отдела кадров сталкиваются с вопросом: как отразить информацию о том, что какой-то срок не включается в непрерывный трудовой стаж. Это бывает если гражданину назначены, например, исправительные работы. В этом случае в трудовую книжку делается соответствующая запись:

графа №1 – порядковый номер записи;
графа №2 – дата внесения записи;
графа №3 – запись по форме: «Время работы с (число, месяц, год) по (число, месяц, год) не засчитывается в непрерывный трудовой стаж»;
графа №4 — указывается основание для записи (приказ, распоряжение работодателя, которое издается в соответствии с определением или приговором суда), его дата и номер.

К особым случаям можно отнести и необходимость внести запись о присвоении работнику нового разряда, категории, класса, а также установления второй профессии. Соответствующие записи вносятся в в раздел «Сведения о работе» в установленном порядке. Образец заполнения трудовой книжки с подобными формулировками можно найти чуть ниже.

Если в период работы сотрудника в организации производится смена ее наименования, запись об этом также вносится в трудовую книжку. Это очень важный момент, поскольку после изменения наименования на предприятии поменяется печать и в случае увольнения сотрудника под записью будет поставлена уже новая печать с новым наименованием. А если не будет записи о переименовании, пенсионный фонд не засчитает в стаж время работы на данном предприятии. То же самое касается и переименования должности, на которой работает сотрудник. Если были изменения в штатном расписании, они также должны быть отражены.

Трудовая книжка сохраняет в себе всю информацию о трудовой деятельности работника и используется для определения длительности его стажа. Действующие в настоящее время формы трудовой книжки и вкладыша установлены в Пост. № 225 от 16 апреля 2003 г. Как правильно заполнить трудовую книжку, указано в Пост. № 69 от 10 октября 2003 г. Данные постановления содержат расхождения по некоторым вопросам, что требует обращения к Трудовому Кодексу и еще более затрудняет оформление трудовой книжки.

Это особенно верно в отношении частных предпринимателей, вынужденных брать на себя обязанность по ведению кадрового учета. Малейшее отклонение от стандартов заполнения трудовой книжки ведет к недействительности внесенных сведений, как и различные ошибки, допущенные в самих записях. Для устранения последствий в соответствующие графы вносятся исправления строго по установленному образцу. В исключительных случаях работнику выдается дубликат.

Когда открывается

Каждая трудовая книжка имеет собственный номер, выдается работнику на всю жизнь и не подлежит замене за исключением некоторых случаев. Если у недавно принятого на работу сотрудника этот документ отсутствует, необходимо открыть ему новый. В случае если таковой был, но по каким-либо причинам не может быть предоставлен, данная информация отражается в акте, который заверяется подписями: лица, выдающего новую трудовую книжку, работника и свидетеля.

Документ заводится на сотрудника, проработавшего в компании не менее шести дней, и должен быть оформлен в течение недели со дня его трудоустройства. Данная процедура производится в присутствии работника, из чьей заработной платы впоследствии удерживается стоимость бланка.

Трудовая книжка, образец заполнения при приеме на работу:

Как заполнять

Все записи в трудовую книжку заносятся должностным лицом организации, уполномоченным на это приказом руководителя, чаще всего - работником отдела кадров. В случае его отсутствия это может быть бухгалтер или директор предприятия. Документ подлежит регистрации в книге учета и хранится у работодателя вплоть до увольнения сотрудника или его перевода на другое место работы. При необходимости работнику выдается выписка из книжки по месту требования.

Выписка из трудовой книжки - образец заполнения:

Записи ведутся разборчивым почерком, все слова приводятся в полном варианте, без каких-либо сокращений. Числовое выражение дат, характеристик и других сведений указывается только в арабских цифрах. Также нельзя записывать название месяца прописью. Правильный формат заполнения даты: 05.03.2019. Допустимо использовать шариковые, гелевые и перьевые ручки. Содержащиеся в них паста, гель и чернила должны обладать повышенной устойчивостью к воздействию воды и ультрафиолетовых лучей. Оптимальными являются синий, темно-фиолетовый и черный оттенки красящего пигмента.

Документы

Для заполнения трудовой книжки требуются:

паспорт сотрудника (или другой документ, удостоверяющий личность);
диплом об образовании;
журнал учета трудовых книжек;
свидетельство ИП или Устав организации;
гербовая печать.

Подробно как заполнить титульный лист трудовой книжки смотрите в ролике

Трудовая книжка разделена на три части:

Титульный лист, содержащий сведения о владельце документа.
Сведения о работе, включающие в себя наименование предприятий, на которых осуществлялась трудовая деятельность и длительность таковой.
Раздел о награждениях.

Учтите, что правила заполнения трудовых книжек обязывают вносить коррективы в случае возможного изменения:

названия компании (вкл. правовую форму);
типа печати (использование разных в одной книжке – недопустимо!).

Титульный лист

На первой странице трудовой книжки нужно указать всю информацию о работнике, руководствуясь предоставленными им документами. Она должна содержать:

Ф И О владельца;
дату рождения (в числовом выражении);
уровень образования (среднее, среднее специальное, высшее);
наименование профессии, указанной в дипломе;
дату открытия трудовой книжки;
подпись сотрудника;
подпись лица, заполнявшего документ;
гербовую печать организации.

Титульный лист трудовой книжки, образец заполнения 2019:

Сведения о работе

Каждая страница среднего и наиболее обширного раздела состоит из четырех граф, содержащих:

Порядковый номер записи (начиная с № 1 и далее).
Дату приема на работу и других событий.
Саму запись, представляющую собой сведения об организации (ее полное и сокращенное название), наименование должности (с указанием квалификации) и подразделения. Помимо факта принятия на работу, здесь фиксируются также случаи перевода на другую должность и увольнения. Сведения об этом должны быть внесены в графу в течение 7 дней со дня выхода приказа, за исключением записи об увольнении, которая составляется непосредственно в день его совершения.
Документальное подтверждение записи - наименование приказа, дата его выпуска и номер (именно в этом порядке).

Подробно как делать записи о работе в трудовой книжке смотрите в видео

Дополнительные сведения

По желанию работника в него вносятся сведения о работе по совместительству. Запись производится на основании документов, предоставленных другим предприятием, на котором работник устроен на совмещенную должность. При этом используются те же принципы заполнения графы, что и при внесении сведений об основной работе. Трудовая книжка должна храниться у служащего отдела кадров по месту основной работы, который единственный вправе вносить в нее какую-либо информацию.
Приобретение второй профессии, получение разряда, повышение квалификации также отражаются в данном разделе.
Если имеет место переименование предприятия, делается соответствующая запись с указанием документа, послужившего основанием для этого. Данная информация сможет объяснить расхождение в печатях, поставленных при трудоустройстве и увольнении сотрудника. Те же действия выполняются при переименовании должности.
В случае реорганизации предприятия в разделе отмечается увольнение работника с последующим его приемом в новую компанию.

Образец заполнения трудовой книжки при ликвидации ООО:

Примеры

А. С. Копачева поступила на должность юрисконсульта в ОАО «Авелан» 27 февраля 2016 г. 12 августа 2016 г. она была переведена на должность старшего юрисконсульта. Данный факт был отражен в разделе «Сведения о работе».

При увольнении работника в графе № 3 нужно указать нормативный акт ТК, согласно которому была применена эта мера. Запись должна быть подтверждена печатью компании или отдела кадров и подписью лица, заполнявшего трудовую книжку. Сотрудник также должен расписаться в этой графе, подтверждая тем самым свое согласие с внесенными за время работы записями.

А. М. Шолохов выполнял обязанности продавца в ЗАО «Континент». 6 марта 2017 г. он был уволен за невыход на работу без уважительной причины. Приказ об увольнении был подписан в этот же день.

Награждения

Данный раздел содержит информацию о присвоенных работнику званиях, врученных ему дипломах, грамотах и других наградах, предусмотренных внутренними нормативными актами компании и законодательством. К таковым нельзя отнести благодарность руководства, выраженную в устной форме, а также регулярно выплачиваемые денежные премии, входящие в систему начисления заработной платы. Что и объясняет полное отсутствие сведений в этом разделе, встречающееся в трудовых книжках большинства работников. Причем различные грамоты и дипломы, выдаваемые работнику без выпуска соответствующего приказа, также являются лишь номинальным выражением благодарности, не отражаемым ни в трудовой книжке, ни в личном деле.

Заполнение трудовой книжки 2019, образец:

Оформление вкладыша

Если все свободные места в трудовой книжке были израсходованы и новые записи вносить некуда, открывается вкладыш. Обычно его вшивают в конец документа, так как конкретные указания об этом в инструкции по заполнению трудовых книжек отсутствуют. На титульном листе (или обложке) основной книжки ставится штамп о выдаче вкладыша с указанием его серии и номера.

Правила ведения обоих документов идентичны, титульный лист вкладыша также подлежит заполнению. Нумерация записей продолжается после той цифры, на которой закончилось заполнение трудовой книжки. Если при заполнении вкладыша были допущены ошибки, его утилизируют в присутствии комиссии, составив акт. То же касается и забракованных или устаревших трудовых книжек.

Мы готовы ответить на возникшие вопросы - задавайте их в комментариях

В законодательстве Российской Федерации существует несколько правовых актов, содержащих инструкции по заполнению трудовых книжек (далее – ТК), их ведению и хранению. Правила ведения включают в себя, прежде всего, требования к оформлению записей в данном документе. Рассмотрим эти требования.

В настоящий момент в обороте делопроизводства имеются ТК трех видов. Это книжки 2004, 1973 и 1938 годов выпуска. Независимо от года выпуска, правовой статус этих документов не изменился, поэтому менять их на книжки нового образца не нужно.

Российское законодательство посредством правовых актов, предъявляет определенные требования к ведению, заполнению и граждан.

Правила внесения записей:

Согласно правилам заполнения, вся информация записывается аккуратным почерком шариковой или гелевой ручкой, содержащей светостойкие и водостойкие чернила черного, синего или фиолетового цвета. Это защищает написанную информацию от повреждения. Необходимость данной меры обусловлена тем, что срок использования трудовой книжки достаточно большой (до 75 лет), а информация, отраженная в ней, представляет ценность.
Также, согласно Инструкции по правильному заполнению и ведению, в данном документе неприемлемо сокращения слов. Такие слова как «приказ», «распоряжение», «пункт» и т.д. вносятся полностью, независимо от желания и возможностей специалиста. Этим требованием специалисты отдела кадров, иногда, пренебрегают, нарушая тем самым правила заполнения трудовых книжек.
Одним из условий по правильному заполнению и, является необходимость пронумеровать каждую запись. Специалист, заполняющий трудовую книжку, должен в определенной, предназначенной для этого графе, указать порядковый номер каждой записи.

Инструкция по ведению записей в трудовой книжке

Несмотря на многонациональность нашей родины, инструкция по ведению трудовых книжек обязывает заполнять документ на русском языке. Республики, входящие в состав Российской Федерации, имеют права дублировать записи на своем языке, если он признан для данной территории официальным.

Как правильно заполнить трудовую книжку, или состав записей:

Запись сведений о работнике. В документе отражаются следующие персональные данные владельца: ФИО, дата его рождения, информация о его образовании, профессии, специальности.
Запись сведений о стаже. Это наиболее объемная информация документа, содержит данные об обязанностях сотрудника, переводе на другую работу или должность, увольнение, присвоение нового разряда, повышении квалификации. Помимо этого, отражается информация о времени учебы, о прохождении службы в рядах российской армии, об отбывании наказания. Данные сведения размещаются в соответственной графе, как показано на образце в конце статьи.

Как заполнить раздел записей сведений о награждениях работника? Для отражения этой информации выделен специальный раздел: «Сведения о награждении ». Вся история рабочей доблести нашла свое отражение на страницах данного документа: государственные награды, присвоение почетных званий, почетные грамоты, награждение нагрудными знаками, дипломами, другие виды поощрении.

Сведения, вносимые в документ должны быть максимально полными и включать в себя: порядковый номер, дату внесения записи, ссылку на документ – основания
Информация, внесенная в документ, должна отражать истинное положение дел.
Персональные данные работника (ФИО), согласно Инструкции по правильному заполнению, вносится в именительном падеже. Не допускается сокращения данной информации, замены ее инициалами.
Даты пишутся полностью, арабскими цифрами, при этом, используется двухзначное обозначение дней и месяцев (09, а не 9) и четырехзначное обозначение года (2003 г., а не 03 г.).
На ставится разборчивая подпись ответственного лица, и заверяется печатью.
При выдаче дубликата, сверху титульного листа ставятся соответственные записи. Они могут быть написаны от руки, либо проштампованы.

Правила ведения трудовых книжек

Внесение записей в ТК работника обязательно только для тех сотрудников, для которых данное предприятие – основное место работы.
Руководитель предприятия обязан трудоустроить сотрудника и, соответственно внести запись в ТК, если его стаж более пяти дней.
При оформлении отношений с работодателем посредством договора, вносить записи в ТК работника нет необходимости.

Примите к сведению:

Правильное заполнение предусматривает, что этот документ заводится сотруднику работодателем на предприятии, являющемся для него первом месте работы. Заполняется документ в присутствии его будущего владельца не позднее семи дней с момента устройства на работу. Независимо от лица, оформлявшего данный документ, ответственность за правильное заполнение и ведение, несет руководитель предприятия.
Бланки предыдущих годов выпуска имеют такую же юридическую силу, как и нового, и не подлежат обмену. Однако, заполнять их необходимо в соответствии с новыми требованиями.
В период рабочей деятельности формуляр хранится у работодателя как документ строгой отчетности. Руководитель предприятия несет полную ответственность за хранение и ведение документа.
В случае прекращения с работником отношений, вносится запись об увольнении, и документ выдается на руки в этот же день. Если произошла задержка выдачи по вине работодателя, тогда изменяется дата увольнения.

Трудовая книжка – это юридический документ, отражающий весь трудовой путь владельца. Она в некотором роде является лицом работника, поэтому правила оформления трудовой книжки следует строго соблюдать.

Представляем готовые образцы заполнения трудовых книжек в 2019 году, которые подготовлены в строгом соответствии с ТК РФ.

Трудовики начали штрафовать бухгалтеров и кадровиков за ошибки в заполнении трудовых книжек. Журнал "Упрощенка" поможет исправить ошибки без штрафов:

Правила заполнения трудовой книжки в 2019 году

Инструкция по заполнению трудовых книжек утверждена Министерством труда социального развития РФ от 10 октября 2003 года № 69.

По Инструкции:

записи дат во всех разделах должны производиться арабскими цифрами (число и месяц - двузначными, год - четырехзначными).

Например, если работник принят на работу 25 декабря 2017 г. в трудовой книжке делается запись: "25.12.2017"

для внесения записей используется перьевая, гелевая или шариковая ручка черного, синего или фиолетового цвета
сокращения не допускаются

Например, "пр." вместо "приказ" и т.д.

в разделах "Сведения о работе" и "Сведения о награждении" не разрешается зачеркивать записи, внесенные ранее (даже если они являются недействительными)

Даже маленькая опечатка в трудовой - повод для ПФР не засчитать стаж работника, посмотрите, какие ошибки могут быть опасными, в статье.

Как исправить ошибку в трудовой книжке

В случае необходимости изменения какой-либо записи необходимо после последней из них указать последующий порядковый номер, дату внесения новой записи, а затем в графе 3 написать: "Запись за номером таким-то недействительна".

После этого необходимо внести данные так, как требуется. Например: "Принят по такой-то профессии (должности)". Затем в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

В таком же порядке признается недействительной запись о переводе на другую работу и т.д.

Если запись об увольнении в трудовой книжке недействительна

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной, по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной.

При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: "Дубликат".

На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: "Взамен выдан дубликат" с указанием его серии и номера.

Электронные трудовые книжки

Идея перехода на электронные трудовые книжки обсуждалась достаточно долго, ведь очевидно, что трудовая книжка на бумажном носителе неудобна как для работника, так и для работодателя. Более того, Пенсионный фонд РФ ежегодно тратит огромное количество времени для того чтобы перенести сведения из трудовой и обработать их. На основании вышеперечисленного, пришли к мнению, что электронный документ действительно удачное решение.

Правительство РФ намерено разрешить использование как «обычных», так и электронных трудовых книжек. В любом случае, переход будет производиться постепенно, и заполнение трудовых книжек на бумажном носителе все равно остается актуальным вопросом в 2019 году.

Образцы заполнения трудовой книжки в 2019 году

Печать в трудовой ставится только при наличии.

Как писать формулировки в трудовой книжке

ВЕРНО : Уволен а связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации

НЕВЕРНО : Уволен а связи с сокращением штата работников организации, п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ

Оформление титульного листа

Титульный лист заполняет организация (ИП), работа в которой для работника стала первой в жизни. На титульном листе нужно написать ФИО работника, дата рождения, образование, профессия, дата заполнения трудовой книжки, ставится подпись работника и подпись человека, который ведет в компании кадровый учет (кадровик, бухгалтер, руководитель или ИП).

Внесение изменений в титульный лист

Для внесения изменений на титульном листе зачеркните неверное и справа напишите верную надпись по нашему образцу. Поставьте дату и подпись.

Прием на работу

Прием на работу оформляется так. В левой графе поставьте номер записи и дату. В графе "сведения о приеме на работу..." напишите Полное наименовании и сокращенное организации или ИП.

Пример:

Общество с ограниченной ответственностью "Альфа" (ООО "Альфа")

Индивидуальный предприниматель А.А. Петров (ИП А.А. Петров)

Перевод на другую должность

Перевод на другую должность оформляется приказом. Образец книжки смотрите ниже.

Увольнение по собственному желанию работника

Увольнение оформляется в строгом соответствии с ТК РФ. При этом нужно написать, на основании какой статьи ТК РФ уволен работник. Если допустить ошибку здесь, то работник может оспорить увольнение в суде. Нельзя сокращать надпись.

Формулировка должна быть такая: Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Ниже этой надписи ставится подпись кадровика и подпись работника.

Обратите внимание, что при увольнении в книжке ставится подпись кадровика и работника.

Увольнение в связи с сокращением штата

Для увольнения по сокращению штата формулировка должна быть такой: Уволен в связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации

Ошибка в названии компании

В трудовой книжке вы указываете полное и сокращенное название компании в виде заголовка - до записи о приеме на работу ( Инструкции № 69). Нестыковки в названии нужно исправлять, чтобы ПФР не лишил работника стажа в вашей компании. Название в книжке может отличаться от устава, если фирма внесла изменения в ЕГРЮЛ или ошибочно написала сведения.

Фирма сменила название. Напишите, что организация переименована, и укажите реквизиты документа, на основании которого фирма сменила название.

Вы ошиблись в названии. Если ошибочное название вы заполнили до записи о приеме на работу, то аннулируйте запись. Для этого сделайте запись без номера о том, что в наименовании допущена ошибка (см. образец 6 ниже). Неверное название зачеркивать нельзя.

Работа может начаться в любом возрасте и трудовую книгу можно получить достаточно рано. Но многие неопытные работники, работодатели и сотрудники отдела кадров не имеют ни малейшего понятия о том, как заполнять трудовую книгу в случае, когда она выдается впервые.

Отсутствие опыта и некая неуверенность способствует тому, что при заполнении трудовой книги люди допускают множество ошибок, ввиду чего, приходится разводить грязь в трудовой или же попросту, избавляться от нее.

В этой статье мы научим вас правильно вносить все записи в трудовую только что принятого работника на трудовую функцию в организацию, в особенности, если это первый его опыт работы. Также мы расскажем о всевозможных нюансах в заполнении, удобно расположив интересующую вас информацию по пунктам.

Приятного вам прочтения и помните о том, что любая запись, сделанная вашей рукой в трудовой книжке ведет к наступлению определенных последствий , а вот уж каких: благоприятных или нет – вы должны решить сами.

Со скольки лет можно завести?

Как мы знаем, в нашей стране возраст абсолютного совершеннолетия наступает с восемнадцати лет . Конечно, сегодня многие сотрудники аппарата государственной власти пытаются свести эту цифру к двадцати одному году, но в гражданском кодексе нашей страны прописана цифра в восемнадцать лет.

Также у несовершеннолетнего ребенка всегда есть возможность пройти процедуру эмансипации .

Для этого необходимо устроиться на работу по трудовому договору или же заниматься предпринимательской деятельностью.

Родители или орган опеки и попечительства должны внести прошение о присвоении эмансипации несовершеннолетнему в суде и суд по результатам рассмотрения преподнесенных документов должен решить, отклонять данное прошение или же нет.

Таким образом, если ребенок прошел процедуру эмансипации, то работать официально по трудовому договору он сможет уже с шестнадцати лет.

Значит и трудовая книга на его имя может быть заведена с этого возраста . Кончено таких случаев совсем небольшой процент по России, но все же, они происходят и происходят повсеместно, именно поэтому также нужно рассматривать их всерьез.

Как и где можно сделать (получить)?

Если вы пошли устраиваться на работу впервые вам не нужно ломать голову, где взять трудовую книжку, если не работал. Вы самостоятельно можете воспользоваться несколькими способами получения трудовой, которые предусмотрены государством и иными нормативно правовыми актами. Более подробно каждый из них мы рассмотрим в следующих пунктах.

Покупка

Трудовую книгу можно приобрести самому . Как правило, установленные законом образцы трудовых книг продаются в книжных магазинах. Вы сами приобретаете данный документ и самостоятельно относите его к работодателю.

На этом ваши действия заканчиваются и уже работодатель приступает к заполнению важного документа. Но согласно законодательству, вовсе не на вас лежит бремя покупки трудовой книги. Кто и как должен предоставить вам трудовой документ мы расскажем в следующем пункте.

Кто должен покупать?

Приобретать трудовую книжку должна сама организация или же индивидуальный предприниматель (работодатель). Как правило, у организаций имеется доверенность по которой они закупают трудовые в нескольких экземплярах и оформляют трудовые вновь пришедшим сотрудникам.

Таким образом, работодатель не может вас обязать купить трудовую – это ваше сугубо личное желание. А вот удержать стоимость книги с вашего заработка работодатель может.

Как происходит удержание стоимости трудовой книжки из зар.платы?

Заработная плата гражданина – это ежемесячное поощрение за труд . К сожалению, многие граждане не уведомляются работодателем о том, что с этой суммы могут списать расходы на покупку (оплату) трудовой книжки.

Согласно Трудовому кодексу -это нужно делать только с согласия работника. Конечно удержанные деньги на покупке не соразмерны с размером заработной платы, но все-таки, лучше знать куда деваются честно заработанные тобой денежные средства.

Приказ о взимании платы за трудовую книжку

Если работодатель оповещает работника о том, что собирается взыскать с его зарплаты расходы на трудовую, это еще не значит, что он все делает по закону.

К сожалению, не все работодатели знают о том, что такое действие как взымание денежных средств за трудовую книгу должно быть подтверждено приказом под соответствующим номером и датой.

Приказ должен быть предоставлен на ознакомление работнику и только после этого денежные средства могут быть списаны в пользу работодателя.

Кем выносится?

Приказ выноситься по общему правилу работодателем или же его заместителем. Также полномочия на вынесение приказа имеют сотрудники отдела кадров.

Только эти люди имею право ставить на приказ печать и объявлять его действующим локальным нормативно-правовым актом по организации.

Где оформляют?

Трудовую книжку в самый первый раз вам могут оформить в отделе кадров организации. К сожалению, очень часто работники не знают этого и сами заполняют только что купленную трудовую.

Этого делать нельзя ни в коем случае, поэтому сразу же направляйтесь либо к работодателю, либо к сотруднику отдела кадров за правильным оформлением.

В течении какого срока работодатель обязан завести трудовую книжку?

Работодатель должен завести трудовую книжку на вновь принятого работника в течение недели, после того, как обоими сторонами был подписан трудовой договор. Трудовая книга предоставляется работнику для проверки внесенных данных, а также для постановки своей подписи.

После этого книга остается на хранение у работодателя или же у сотрудника отдела кадров до момента пока работник не закончит свою трудовую деятельность в месте работы.

Какие документы нужны для получения?

Для того, чтобы получить трудовую книгу впервые вам необходимо заключить трудовой договор с организацией. Также вы должны предоставить свой паспорт и снять ксерокопии с него.

Не забывайте о том, что по факту вашего трудоустройства должен быть вынесен соответствующего вида приказ. Только наличие разом всех вышеперечисленных документов дает право сотруднику отдела кадров (работодателю) заводить трудовую книгу на работника.

Заявление на заведение

Многие полагают, что для того, чтобы работнику выдали трудовую книгу впервые, то есть завели в организации ему необходимо составить заявление. Но это далеко не так.

На самом деле заявление составлять не обязательно, но если уставом организации предусмотрено данное требование в обязательном порядке, вам придется подчиниться данному обстоятельству.

Образец заявление на выдачу (оформление) бланка трудовой книжки при приёме на работу впервые.

Заполнение

Заполнение трудовой книжки впервые – процесс очень важный и трепетный, здесь необходимо соблюсти все правила. Постарайтесь отнестись к нему как можно более аккуратно, ведь велика вероятность того, что с первого раза вы не сможете составить запись правильно.

Как оформить трудовую книжку работнику впервые? Эта статья рассчитана только на людей, которые оформляют трудовую книжку при приеме на работу впервые)

При приеме работника на работу впервые, обратите внимание на главный разворот трудовой . В нем содержится информация о работнике. Ее необходимо заполнить, основываясь на паспортных данных, а также на предоставленном дипломе об окончании высшего учебного заведения или же среднего или среднего профессионального.

Пишем правильно фамилию, имя и отчество работника.

Образец заполнения трудовой книжки впервые (титульный лист)

Следующим пунктом, основываясь на паспорте, укажите год его рождения. Далее необходимо указать информацию об образовании и специальности. После этого работник должен расписаться в документе.

Только после этого вы перелистываете страницу трудовой и оказываетесь на развороте где необходимо оставлять информацию о должности работника.

Тут вы ставите первый порядковый номер , дату заполнения и указываете название организации, а также должность, на которую официально был принят работник. Не забывайте указывать номер и дату приказа, который свидетельствует о принятии работника на должность.

Не забывайте про постановку печати и подписи работодателя под первой сделанной записью.

Для проверки дайте ознакомиться с записями работнику. Возможно, свежим глазом он найдет ошибки, которые можно устранить, не меняя трудовую книгу.

Трудовая книжка для несовершеннолетнего

Если гражданин прошел процедуру эмансипации, но все-таки является несовершеннолетним, то трудовая книжка на него также оформляется , правда в этом оформлении появляются маленькие нюансы.

Вы также заполняете на главном развороте информацию о имени, фамилии и отчестве работника, ставите дату его рождения. Но ни в коем случае не заполняете строки об образовании и специальности.

Вполне возможно, что через некоторое время несовершеннолетний эмансипированный решит сменить сферу деятельности или же вовсе закончит сразу несколько высших учебных заведений, а в трудовой, в строке об образовании будет красоваться запись о среднем образовании.

Заключение

Заполнение трудовой книги при приеме на работу впервые должно быть самым аккуратным . Ведь с этого документа начинается трудовой путь работника, который наверняка не будет гладким, но вы своей грамотной и квалифицированной записью должны заложить хорошее начало.

Будьте внимательны и юридически подкованы и тогда с самого первого раза заполненный вами документ будет считаться образцовым.